外贸案例分析：如何有效回复海外买家询盘

只要做过几年外贸的都应该知道，现在外贸已经不像5年前，甚至跟三年前都大所不同。尤其是这几年全球范围内的经济危机，更是对整个外贸出口打击很大。10年前，可能你的一封传真就可以获得一个订单，五六年前你可能通过几通电话沟通就可能获得一个订单，而现在的外贸沟通，绝大多数都是通过电子邮件，辅助电话等等其他一些方法。由于长期从事出口B2B相关领域，对目前外贸出口的状况，以及众多国内供应商在跟国外买家沟通中遇到的问题，以及可以有哪些解决办法，算是有一些独特的看法吧。今天奥道中国就跟大家分享一下，如何处理买家的询盘，尤其是买家的第一封询盘的问题，并且会用一个客户的实际案例来分析。

目前，做外贸的朋友想要在国外市场上有所收获，平台推广几乎是一个不得不做的一个工作。也有些企业可能通过自己的SEO也好，自己建网站也好，也获得不错的效果，不过这种情况基本上采用的是B2C甚至C2C的模式，但是在B2B领域，还是需要一些平台推广才能获得更好的效果。目前国内比较大的B2B平台主要就是阿里巴巴、中国制造、环球资源等等，但是这里存在一个问题就是，目前的海外交易（其实是绝大多数外贸交易）都基本上处于一个买方市场的状况，买家少，卖家多，供大于求。这样就使得不管哪个B2B平台在对卖家进行各种限制和收费的时候，对买家的要求并不是很严格，所以买家完全可以采取群发的方式批量的对一些供应商发送询盘。这样就导致了一个什么样的结果呢？可以说，很多国内供应商每天会收到很多的查询，但是其中基本上80%的查询都是垃圾查询，要么就是没有具体的采购需求，仅仅是收集资料，要么就是发送给其他客户的询盘转发到自己的邮箱，要么就是虽然发送了询盘但是内容语焉不详，比如仅仅让你提供一个产品价格表，还有就是系统自动匹配，看似对一堆产品感兴趣，其实都是随意点击，没有明确采购目标等等。

那么遇到这些情况，又应该怎么处理呢？毕竟使用这些平台公司都花费了大量的人力物力，收到这些询盘作为外贸业务员你又不可能不理不睬，虽然知道很多回复都没有用，但是这个工作你依然需要做，那如何才可以用一种比较优雅的方式，让自己的工作事半功倍呢？

这里首先需要思考这样几个问题：买家每天都会收到成百的供应商的回复询盘，自己如何能够脱颖而出？自己面对的专业B2B买家，这类买家有会关注哪些问题？如果买家让我提供价格表，是应该提供还是不提供呢？如何在邮件尤其是第一封邮件突出自己公司和产品的独特卖点？等等之类的问题。所做的工作只有一个目的：在第一时间让自己跟其他供应商区别开来，提高自己在买家心目中的印象，以获得后续的持续沟通机会！

下面奥道中国就直接以一家客户的实际案例跟大家分享，在跟客户的邮件沟通过程中，到底有哪些工作可以做。

海外推广案例分析

上图就是这家公司在回复买家询盘时候的邮件模板（有些相关信息模糊化处理了）。如果你是一个买家，你收到这样一封回复邮件，你会有什么感觉？在众多的纯文本形式的邮件里有这样一封设计精美，专业，有特色的邮件，你会不会稍微多花几秒钟去查看呢？

这封邮件不仅包含这家企业的整体形象风格，包括LOGO，企业形象与产品系列都紧紧包含在一起，买家不仅看到的是单纯的产品信息，也从一个侧面了解这家公司的特点。然后右上有个特别造型的图片，点击就直达公司企业网站，这样等于就又为自己获得一个额外曝光的机会，而不是简单的在联系方式上附上自己的网站地址，说不定一个买家在一次误点击当中就直接进入公司网站，如果这个时候这家企业的网站也跟邮件模板风格一致，这样一个专业富有鲜明特色的企业形象就出来了。然后在邮件正文下部，是一些公司新产品或者是主推产品的相关资料，包括图片，参数等等，都很齐全，也许买家对你这家供应商并不是很感兴趣，但是也许看到这家公司的某个新产品还不错，就多了一个进一步沟通的机会。同时在邮件的最后的联系方式里，还提供了一个电子目录的下载地址链接。如果买家能够下载你的电子目录，你是不是又获得一个不错的展示机会呢？

广告也好，推广也好，所做的工作本质上并不是直接获得订单，而是获得更多的曝光机会！

这些是从总体的形象上分析这家客户的邮件，这样一封邮件并不包含任何附件，并且邮件大小严格控制在50K一下，只要买家网络正常，这封邮件就可以完全展现出来，也不会被误认为是垃圾邮件。传统的邮件回复，要么是提供产品附件，要么好一点的就是excel或者PDF的电子目录，都是需要以附件的形式存在，并且大小基本在1~2M，哪个方式更好，你觉得呢？

然后接下来我们再一步一步分析他的正文结构：

Dear Sir/Madam,

Founded in May 1997, XXX Co.,Ltd. is a professional manufacturer and exporter specialized in bags, shoes and handicrafts. For bags industry, we have many different styles for your selection, such as beach bags, shopping bags, fashion bags, tote bags, sports bags, travel bags, etc., which are most popular and welcome in Europe, USA and North America.

第一段，表明自己的身份，我们是某某公司，成立时间，工贸结合，专业特色在包袋这一块，并且透漏了自己的产品线，然后最后是自己的主要出口市场。并且对自己的主要产品类型的文字描述进行了加粗，醒目提示。

Our self-invested factory XXX Co., Ltd. is also located in Xiamen,covering 4,000 square meters including one screen-printing workshop. There are more than 120 skillful and diligent workers, and our monthly capacity is about 100,000pcs of bags. We own one powerful R&D team devoted to new and fashion designs and styles. In the meantime, we have strict QC management to ensure the high qualityof products.

第二段，指出自己有一个工厂，然后工厂面积多少，有包含一个什么车间，这里很重要的一点就是，明确表明自己有多少工人，还有就是一个出货量的多少。这里其实很关键，以为很多B2B买家都相当专业，知道你的工人数量，以及设备，基本就可以估算出你这家公司的生产能力甚至生产成本。如果能够注明这120工人当中的工作年限就更好了。曾经有一个买家到一家客户验厂，就提出一个问题，该工厂有多少工人，工作一年以上的工人有多少，工作3年以上的工人又有多少，通过这些问题买家就可以知道你这家工厂的供货能力是否稳定，产品质量是否可靠等等问题。然后这一段还提出了自己有强大的研发能力，以及严格QC流程。这样也向买家透漏了自己是一家正规完善的公司！

Material options include canvas, nylon, PVC and polyester. MOQ is 500pcs/per item/per color,and customer’s special designs are welcome. Moreover, we set up an overseas trading company –XXX USA Inc. to promote American market and provide sales service.

第三段，指出自己可以提供哪些材质，颜色，甚至更多自定义的要求。这里我们可以看出，这家客户在描述一些事情的时候，非常注意数字的应用！比如多少工人，工厂面积，交货期，出货量，可能提供的颜色，材质，等等，都是明确的数字，基本没有模拟两可的情况！给客户展示的形象非常具体有效！并且这里提出自己在美国还有家公司，可以为美国市场提供更多的服务！

Every year, we join in different Fairs held in home and abroad, e.g. Canton Fair, GDS and WSA. Besides, ODM/OEM orders are also a large part of business that we have been doing. We accept payment either by L/C or T/T, and normal delivery time is 45-60 days after order confirmation and receipt of deposit depending upon the availability of materials.

第四段，提出自己每年参加的展会，提供ODM/OEM服务，然后提供的付款方式了L/C和T/T都可以，以及正常的交货期！

To learn more about why we’re the right choice for you, email to us right now for our best and more efficient services.

最后一句，表示，亲爱的买家，如果你想知道为什么我是你的最佳选择，请跟我们联系云云。

完整的邮件分析就基本完成了。从这封邮件买家可以获得足够多的消息。之前我就问到，一个专业B2B买家到底会关注哪些问题呢？跟普通的消费者不同，专业的B2B买家不仅关注你的产品的比如价格，质量，规格等等，他对你公司的实力更加关注，因为买家在选择一个全新供应商的时候需要进行相当多的考核，以保证这家供应商能够符合自己的要求快速稳定持续的供货。所以，他需要了解你的产能（工厂大小，工人数量），交货期（设计团队，工人数量和熟练程度），产品质量稳定性（工人熟练程度，QC流程），自定义设计（设计团队，可以提供的材质范围和颜色范围），沟通能力（外贸团队的经验），售后服务能力（是否有服务其他大客户的经验，在当地市场有没有office）等等，如果你能在第一封邮件就能把这些问题明确，清晰，有效的告诉买家，是不是能够减少后续沟通的障碍？

很多买家的查询都是群发的或者没有强烈目的询盘，如果我们能利用这种专门的，设计精美的，特点突出，含义丰富的邮件通过一种模板的形式发送给相关买家，是不是能够减少我们外贸人员的工作量呢？如果经过这样一封回复以后，买家有持续沟通，是不是这个买家的购买意愿和目的性更加强烈？如果这个时候我们再采取一对一的买卖沟通，我们的工作是不是更加有效？

当然这些仅仅是奥道中国的一些个人见解，也希望这篇文章能够达到抛砖引玉的作用，当然还有其他的方法，这里就不一一点明了。
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